社内文書・社外文書の書き方-今さら聞けないビジネス文書の常識

どうも、@NewsBank7です。

社会人になると社内向け・社外向け問わず、様々な書類を作成する機会があります。歓迎会の案内状だったり、企画書の作成だったり、報告書だったり。基本的にそれらの書類の多くは、「ビジネス文書」という形式で作成するのが普通です。

そのため社会人ともなれば、正しいビジネス文書の書き方を知っておかなければなりません。そこでここでは今さら聞けない、ビジネス文書の書き方について詳しく説明したいと思います。

社内文書の書き方

まずは、社内文書の書き方をご紹介します。こちらの書類をご覧ください。

歓迎会の案内状の書き方 

この書類は新人歓迎会の案内状となっています。ここではこの案内状を例に、社内文書の書き方について解説してきましょう。

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(1)文書番号

文書番号は会社のルールによって記入しましょう。基本的には会社が記入しますので、作成者さんが記入する必要はありません。

(2)発信日

文書を発信した日付を記入します。書類を作成してる時点の日にちを記入しないようにご注意ください。

(3)宛名

基本的に発信者名(4)よりも上に記入するようにしましょう。部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」・「殿」・「役職名」、複数の社員宛なら「各位」など、正しい敬称をつけます。

(4)発信者名

基本的には部署名のみ記入し、上長の承認印を受けます。部署名に加えて、担当者名と担当者の内線番号を記載する場合もあります。ここで連絡先を書かない場合は、文書の最後に連絡先を記入しておきましょう。

(5)件名

一目で文書の内容がわかるタイトルをつけましょう。件名の末尾に、文書の種類を()内に記入するのを忘れないようにしましょう。

(6)本文

長々と書かず、簡潔にわかりやすく書きましょう。

(7)記書き

日時や場所はなどは、本文とは別に箇条書きでまとめます。いつ・だれが・どこでなど、5W2Hを意識して記入するとわかりやすくなります。記書きのはじめに、「記」と記入するのも忘れないようにしましょう。

(8)結び

文書の最後は、右寄せで「以上」と記入しましょう。

(9)担当

文書に関する問い合わせ先として、名前と内線番号を記載します。

社外文書の書き方

次に、社外文書の書き方をご紹介します。他社さんなど社外に向けて書く文書なので、社内文書よりもより慎重に記入するようにしましょう。

ここでは本社移転の知らせの案内を例に説明していきます。

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(1)文書番号

文書番号は会社のルールによって記入しましょう。基本的には発信部署が記入しますので、作成者さんが記入する必要はありません。

(2)発信日

文書を発信した日付を記入します。書類を作成してる時点の日にちを記入しないようにご注意ください。

(3)宛名

社外文書では配布先の会社名、または、会社名+部署名or個人名を記載します。会社名は(株)などで略さず、フルネームで記入するようにしましょう。記載する順番としては、「会社名→部署名(役職名)→個人名→継承」の順です。

敬称については、会社宛は「御中」、個人宛の場合は「様」、複数人を対象とした場合は「各位」を使います。

(例1)株式会社○○ 御中

(例2)株式会社○○ 取締役社長 山田太郎 様

(4)発信者名

会社名・部署名・氏名を記入します。

長い部署名などでも、略称を用いずに記入しましょう。会社にもよりますが、基本的には発信者の印が必要になります。会社名や部署名の順番は、宛名と相応させて書くといいでしょう。宛名より下に記載することも忘れないように。

(5)件名

一目で文書の内容がわかるタイトルをつけましょう。件名の末尾に、文書の種類を()内に記入するのを忘れないようにしましょう。

(6)本文

社外文書の本文は、以下のような構成で記入します。

■前文

「a:頭後

・・・拝啓、などの相手に敬意を表す言葉です。

「b:時候のあいさつ

・・・季節に応じたあいさつの言葉です。

「c:繁栄を祈る挨拶

・・・”貴社ますますのご隆盛のこととお慶び申し上げます”など、相手の安否を気づかったり、繁栄を祈ったりする慣用句です。

「d:感謝の言葉

・・・”平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます”など、日頃のお礼を述べます。

ちなみに頻繁にやりとりする事務的な内容であれば、頭後を「前略、」と記入し、時効の挨拶などを省略することも可能です。

■主文

「さて、」で始め、用件である本題を簡潔に記入します。

■末文

「e:しめくくりの挨拶

・・・主文に合わせ、用件をしめくくる適当な言葉を記入します。

「f:結語

・・・頭後とセットで使う締めの言葉です。拝啓、で始まる文書であれば、敬具で締めくくります。

(7)記書き

日時や場所はなどは、本文とは別に箇条書きでまとめます。いつ・だれが・どこでなど、5W2Hを意識して記入するとわかりやすくなります。記書きのはじめに、「記」と記入するのも忘れないようにしましょう。

(8)結び

文書の最後は、右寄せで「以上」と記入しましょう。

発信者が意識すべき3つのC

ビジネス文書を作成するにあたり、発信者が心がけるべき3つのCというものがあります。

Correct」

→正確に

Concise」

→簡潔に

Clear」

→明瞭に

社会人となればメールや手紙などを社内・社外にむけて書くことが多くありますが、3つのCを意識してビジネス文書を書くようにしましょう。

以上、今さら聞けない社内文書・社外文書の書き方についてのご紹介でした。参考にしていただけたら幸いです。

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