どうも、@NewsBank7です。
サラリーマンとして働いていると、歓迎会や送別会の幹事を頼まれることが若い間はよくあるものです。
どんな案内メールを送れば良いのか、どんな案内状を書けば良いのか、幹事経験がない方にとってはわからないことだらけだと思います。
そこでここでは、歓迎会・送迎会の案内メールや案内状の書き方についてご紹介していきたいと思います。該当部分を変更するだけで使える”案内状テンプレート”もご用意しておりますので、良ければお使いください。
歓迎会・送別会の案内に含める必須項目
案内メールであっても案内状であっても、記載すべき必須項目があります。それが以下の３つです。
（１）日時
（２）場所
（３）会費
（４）※出欠確認
基本的にはこの3つ必ず記載するようにしましょう。この3つを中心に、案内の肉付けをしていけばOKです。出席確認については案内時、出席確認ができていない場合は記載をしておきましょう。
歓迎会・送別会の案内メールの書き方
早速、歓迎会・送別会で使える案内メールの書き方をご紹介したいと思います。ここでは新しく入社する新人のために開く、部署内の歓迎会を例に、案内メールを書いていきたいと思います。
▼▼▼ここから▼▼▼
タイトル：新人歓迎会のご案内（自分の名前）
○○部の皆様
お疲れ様です。
さてこのたび新しく入社されました新入社員への歓迎の意を込めまして、下記の日程で○○部の新人歓迎会を行います。
出欠につきましては○月○日までに、本メールへの返信でお願いいたします。
記
日時：○月○日（△） 午後７時〜午後９時
場所：■■■■
(地図)http://○○○
会費：3000円
※会費は後日集金しますので、よろしくお願いします。
△△社○○部
名前（内戦0000）
▲▲▲ここまで▲▲▲
部署内の歓迎会ということで、比較的かたくない雰囲気の案内メールとなっています。部署単位の歓迎会であれば、これぐらいのメールで問題は特にないはずでしょう。
基本的にはこの形式で、必要に応じて文章を変更したり追加してみてください。
歓迎会。送別会の案内状の書き方
次に歓迎会・送別会の告知をする案内状の歓迎会の書き方をご紹介します。基本的に案内状も、他の社内文書と同じビジネス文書の形式で書いていきます。
ポイントとしては上記で３つの必須事項を記載し、社会人としてビジネス文書の形式をしっかりと守ることでしょう。ビジネス文書の書き方についてはこちらで詳しく解説しておりますので、基本的なビジネス文書の形式がわからない方はこちらをごらんください。
→執筆中
ちなみに社内文書の場合は一枚の文書を回覧形式で掲示する場合と、一人一人に一枚ずつ配布する場合があります。それぞれの形式にわけて作ってみたいと思います。
■回覧形式の案内状
回覧形式のワードファイルを貼っておきますので、ダウンロードして必要に応じ修正をして使ってください。
→案内状ワードファイル（通知形式）
■配布形式の案内状
こちらもワードファイルを貼っておきますので、ダウンロードしてお使いください。
→案内状ワードファイ（配布形式）
以上、歓迎会・送別会の案内メールと案内状の書き方についてでした。参考になれば幸いです！
